Un agent passe deux heures par jour à copier-coller des noms depuis votre logiciel d’état civil vers votre outil de GRC. Multipliez cela par le nombre d’agents et le nombre de jours ouvrés. Le coût est vertigineux. Cette redondance, que vous pensiez être une simple inefficacité, est en réalité un gouffre financier pour les deniers publics et une bombe à retardement juridique. Vous subissez des silos de données, des risques d’erreurs aux conséquences potentiellement graves et une frustration grandissante de vos agents.
En effet, cette situation pèse sur leur quotidien, comme nous l’avons analysé dans notre article sur l’automatisation contre le burnout en mairie. Il est donc temps d’arrêter de subir. La solution ne réside pas dans un énième logiciel mairie promettant monts et merveilles, mais dans un critère technique unique et non négociable : l’interopérabilité native via API.
L’Interopérabilité : Un Levier de Performance pour l’Achat Public
Le Code de la commande publique (CCP) vous incite à rechercher la meilleure performance de l’achat. Or, quelle performance y a-t-il à acquérir un outil qui génère des tâches manuelles chronophages ? Aucune. C’est pourquoi imposer l’interopérabilité comme un prérequis technique dans votre sourçage n’est pas une option, mais une obligation pour une gestion saine et moderne.
Ainsi, intégrer ce critère dans vos consultations transforme radicalement la sécurisation de vos achats. Voici comment :
- Optimisation des deniers publics : Vous éliminez les coûts cachés liés à la double saisie et vous libérez du temps agent pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Valorisation de l’intérêt général : Un service public plus rapide, plus fiable et moins coûteux. Les données unifiées permettent par exemple de ne pas redemander aux usagers des informations que l’administration possède déjà, un principe clé de la modernisation de l’action publique détaillée sur des sites de référence comme Vie-publique.fr.
- Une meilleure définition du besoin : Le fait de penser en termes de flux de données (API) plutôt qu’en termes de fonctionnalités cloisonnées vous force à cartographier vos processus réels. C’est la base d’un sourcing de marché public efficace.
En somme, un logiciel mairie interopérable n’est pas une dépense, c’est un investissement direct dans la productivité de vos services.
Le Risque Juridique des Systèmes Fermés : Un Angle Mort pour les DGS
Choisir un logiciel sans API ouverte, c’est s’enfermer volontairement dans une prison technologique. Toutefois, au-delà de la simple contrainte technique, c’est un risque juridique et financier majeur que vous faites courir à votre collectivité. La plupart des solutions historiques ont été construites en silos, créant une dépendance forte et des dangers latents.
La non-conformité RGPD latente
Le RGPD impose un principe d’exactitude des données. Or, comment garantir cette exactitude quand une même information (un nom, une adresse) est stockée, et potentiellement modifiée, dans deux systèmes distincts non synchronisés ? En cas de contrôle de la CNIL, cette architecture est indéfendable. De plus, la multiplication des bases de données augmente la surface d’attaque, un enjeu critique pour la cybersécurité de votre mairie.
La fragilité contractuelle face à un éditeur captif
Sans API standardisée, vous êtes à la merci de votre éditeur. Le moindre besoin d’intégration avec un nouvel outil (paiement en ligne, GRC, application citoyenne) se transforme en un coûteux développement spécifique. C’est la négation même de la saine concurrence voulue par le CCP. Vous devez pouvoir choisir le meilleur outil pour chaque besoin, sans que le logiciel mairie historique ne devienne un point de blocage.
Le point de vigilance pour les acheteurs : La mention « compatible avec » dans une plaquette commerciale ne vaut rien. Exigez la documentation technique de l’API (Application Programming Interface) et la démonstration d’une connexion fonctionnelle lors de la phase de négociation.
Comment Rédiger le Critère d’Interopérabilité dans Votre Cahier des Charges
Pour que ce critère soit efficace, il doit être précis, mesurable et discriminant. Par conséquent, il ne suffit pas de demander un « logiciel interopérable ». Vous devez spécifier vos attentes dans le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières).
Exemples de clauses techniques à intégrer
Voici des formulations que vous pouvez adapter pour rendre votre besoin explicite et sécuriser le choix de votre futur logiciel mairie :
- « Le candidat devra fournir une documentation complète, en français, de son API REST/JSON pour l’ensemble des fonctionnalités liées à la gestion des usagers. »
- « La solution proposée devra démontrer sa capacité à s’interfacer en temps réel avec un service tiers (la collectivité se réserve le droit de réaliser un test durant la phase d’analyse) pour la création, modification et suppression d’une fiche usager. »
- « Le coût de l’accès et de l’utilisation de l’API devra être inclus dans la redevance annuelle, sans surcoût lié au volume de requêtes dans le cadre d’un usage normal. »
Cette approche permet d’écarter les offres qui ne sont pas technologiquement matures et d’engager une discussion technique, bien au-delà des promesses marketing. C’est une stratégie légale qui respecte les seuils des marchés publics tout en garantissant une sélection rigoureuse.
FAQ : Vos Questions sur le Choix d’un Logiciel Mairie Interopérable
C’est précisément là que l’API prend tout son sens. Au lieu de chercher un logiciel mairie compatible Berger-Levrault Arpège qui repose sur des passerelles fragiles, exigez que votre nouvel outil (GRC, Signalement, etc.) dispose d’une API ouverte et standard. Ensuite, la question se reporte sur l’éditeur historique : expose-t-il lui-même une API pour permettre la communication ? Cette question doit être au cœur de vos négociations avec tous vos fournisseurs.
Le retour sur investissement est multiple. D’abord, il y a le gain de productivité direct (temps agent économisé). Ensuite, la réduction des erreurs évite des coûts de correction et des litiges potentiels. Enfin, l’amélioration de la qualité du service rendu aux citoyens renforce l’attractivité de votre territoire, un enjeu majeur du marketing territorial moderne.
Absolument. En favorisant des systèmes communicants, vous optimisez les ressources serveur et limitez la redondance des données stockées. C’est un pilier d’une stratégie numérique responsable. En effet, la Loi REEN vous incite à adopter une vision d’écosystème plutôt qu’une accumulation d’outils énergivores et non communicants.
Vers un Achat Public Numérique Intelligent
En conclusion, l’époque où l’on choisissait un logiciel mairie sur la base d’une liste de fonctionnalités est révolue. Le seul critère technique qui garantit la performance de l’achat, la sécurité juridique et l’évolutivité de votre système d’information est l’interopérabilité. En l’imposant comme une norme dans vos appels d’offres, vous agissez en acheteur public avisé, garant de l’efficacité des deniers publics et de la qualité du service rendu.
La sécurisation de vos achats de logiciels n’est que la première étape. L’enjeu suivant est de simplifier la vie des entreprises qui répondent à vos marchés, pour attirer plus d’offres pertinentes. C’est précisément la mission de PublikConnect : rendre la commande publique plus accessible et efficace pour tous. Découvrez comment nous pouvons accompagner votre collectivité vers un achat public plus performant.
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